Een AI-medewerker kost 599 euro per maand (excl. btw) en is maandelijks opzegbaar. Je probeert hem eerst 14 dagen gratis. Een parttime medewerker kost je in het rekenvoorbeeld hieronder (24 uur per week) ruim 3.000 euro per maand. Die medewerker heeft een arbeidscontract en moet je zelf inwerken. De twee doen niet hetzelfde werk, dus de goedkoopste is niet automatisch de beste keuze.
Annabel neemt administratief werk over in de pakketten die je al gebruikt: mail lezen en beantwoorden, offertes klaarzetten, planning, facturen opvolgen. Ze zet klaar en jij keurt goed. Een parttimer kan ook bellen, bij een klant langsgaan en zelf een oordeel vellen. Dat kan Annabel niet.
In dit artikel zie je naast elkaar wat elke keuze kost, hoe flexibel ze zijn en hoeveel inwerktijd ze vragen. Je rekent daarna met je eigen cijfers.
Wat is het verschil in één tabel?
Dit is de korte vergelijking. De kosten voor de parttimer zijn een rekenvoorbeeld met aannames, die je hieronder terugvindt.
| Parttime medewerker | AI-medewerker (Annabel) | |
|---|---|---|
| Kosten per maand | Rekenvoorbeeld: ongeveer 3.300 euro bij 24 uur per week | 599 euro excl. btw (1 tot 3 personen) |
| Contract | Arbeidscontract | Maandelijks opzegbaar |
| Proberen | Proeftijd, als die in je contract staat | 14 dagen gratis, geen betaalgegevens |
| Inwerken | Door jou, in je eigen tempo | Wij richten in, jij kijkt de concepten na |
| Kan bellen en fysiek werk doen | Ja | Nee |
| Werkt in je eigen pakketten | Ja, na uitleg | Ja: mail, agenda, boekhouding, CRM |
| Beslissing over wat de deur uit gaat | Jij of zij, afhankelijk van afspraak | Standaard keur jij goed |
Wat kost een parttime medewerker tegenover een AI-medewerker?
Rekenvoorbeeld voor een parttimer. Dit zijn aannames, geen gemiddelden. Vul ze aan met je eigen cijfers.
- Je neemt iemand aan voor 24 uur per week.
- Je rekent met 32 euro per uur all-in. Daarin zitten brutoloon, vakantiegeld, werkgeverslasten, pensioen en een werkplek.
- Een maand telt dan 24 × 52 ÷ 12 = 104 uur.
- 104 uur × 32 euro = 3.328 euro per maand.
Daar komen kosten bij die niet in dit bedrag zitten: werven, inwerken en doorbetaling bij vakantie en ziekte. Je betaalt dus ook voor uren waarin niemand werkt.
Annabel kost 599 euro per maand excl. btw. Dat is het pakket voor 1 tot 3 personen, met een gedeeld teamgeheugen. Heb je 10 tot 25 medewerkers, dan is er Team voor 1.299 euro per maand (tot 10 personen, voorrang bij support). Business, voor meer dan 10 medewerkers of meerdere AI-medewerkers, gaat op aanvraag.
Met de aanname van 32 euro per uur komt 599 euro overeen met zo'n 19 uur werk van een parttimer per maand (599 ÷ 32 ≈ 18,7). Neemt Annabel jou meer dan dat aan uren uit handen, dan is het prijsverschil in dit rekenvoorbeeld in haar voordeel. Hoeveel uur dat voor jou is, hangt af van jouw werk. Dat moet je zelf natellen.
Het verschuift zo bij andere aantallen uren. Ook dit is een rekenvoorbeeld, steeds tegen 32 euro per uur:
| Uren per maand die je uit handen geeft (jouw schatting) | Waarde tegen 32 euro per uur | Waarde min 599 euro |
|---|---|---|
| 10 | 320 euro | min 279 euro |
| 19 | 608 euro | plus 9 euro |
| 30 | 960 euro | plus 361 euro |
| 50 | 1.600 euro | plus 1.001 euro |
Let op: die uren zijn alleen iets waard als je ze ook echt anders besteedt, bijvoorbeeld aan werk dat omzet oplevert. De rekensom zegt niets over kwaliteit of over wat je terugkrijgt. Een parttimer kan dingen die Annabel niet kan. Meer over die uurprijs lees je in Administratie uitbesteden: kosten en opties.
Hoe flexibel is de opzegtermijn?
Bij een parttimer ben je gebonden aan het contract. Hoe lang en hoe duur het is om te stoppen, hangt af van het soort contract. Een tijdelijk contract loopt af op de einddatum. Wil je een vast contract beëindigen, dan gelden opzegtermijnen en regels voor ontslag, en soms hoort daar een vergoeding bij. Vraag je arbeidsjurist of kijk bij de Rijksoverheid wat voor jouw contract geldt. Wij geven hier geen juridisch advies.
Annabel is maandelijks opzegbaar. Je gaat geen jaarcontract aan. Je begint met 14 dagen gratis proberen, en in die periode vragen we geen betaalgegevens. Betalen begint pas na de proef, via Mollie.
Bevalt de eerste betaalde maand niet, dan krijg je die maand terug. Je kunt ook de toestemming voor de koppeling met je pakketten altijd zelf intrekken.
Dit is het grootste verschil als je twijfelt of je werk wel structureel genoeg is voor een vaste kracht. Je kunt de druk in je kantoor eerst een paar maanden met Annabel opvangen. Daarna weet je beter of je er nog iemand bij wilt.
Hoeveel inwerktijd kost elk?
Een parttimer werk je zelf in. Je legt uit hoe je offertes maakt, welke prijzen je hanteert, hoe je klanten aanspreekt en welk pakket je waarvoor gebruikt. Hoe lang dat duurt, verschilt per persoon en per functie. Reken erop dat jouw eigen tijd daar de eerste weken in zit. Gaat iemand weg, dan begin je opnieuw.
Bij Annabel doen wij de inrichting in de proef van 14 dagen:
- De eerste dagen: toegang, mailbox en inwerken op jouw eigen voorbeelden.
- De rest van de eerste week: ze zet concepten klaar en jij kijkt ze na.
- De tweede week: je laat per taak los wat goed gaat.
In die eerste week leert ze je stijl, je prijzen, je voorbeeldoffertes, je klanten en wat je nooit wilt. Dat blijft groeien met elke taak. Het staat in een kennisbank per klant en niet in het hoofd van één persoon.
Eerlijk is dat jij ook tijd kwijt bent. Je levert voorbeelden aan en je leest concepten. Niemand hoeft een nieuw programma te leren, want ze werkt in wat je al gebruikt. Wat dat concreet is, lees je in Zo bouwen wij een AI-medewerker.
Wat doet een parttimer die Annabel niet doet?
Annabel is geen medewerker die alles kan. Dit doet ze niet:
- bellen of de telefoon opnemen;
- WhatsApp-klantenservice voor jouw klanten;
- de boekhouding zelfstandig afronden of een bankkoppeling beheren;
- fysiek werk, zoals materiaal ophalen of een klant ontvangen.
Wat ze wel doet, is kantoorwerk in je eigen pakketten:
- mail lezen en beantwoorden, als concept of direct, naar keuze per taak, zie Annabel in je mailbox;
- offertes klaarzetten in jullie eigen stijl, zie offerte-schrijver;
- planning en agenda, zie planner;
- facturen opvolgen per mail, zie debiteurenbeheer;
- leads vastleggen en klantcontact per mail.
Facturen en offertes zet ze als concept klaar in je eigen boekhoudpakket. Versturen doet jijzelf. Dat staat op video bij het administratief medewerker-profiel, in een demo-omgeving met fictieve klanten.
Voor de vraag wie er wat mag versturen geldt: standaard keur jij goed. Per taak kun je instellen dat ze direct verstuurt, bijvoorbeeld bij betalingsherinneringen.
Wanneer kies je voor een parttimer, voor Annabel of voor allebei?
Je beslist niet op prijs alleen. Kijk naar het werk.
Een parttimer past beter als het werk bestaat uit bellen, klanten ontvangen, ter plaatse regelen of oordelen waarbij jij niet wilt dat een concept tussen zit.
Annabel past beter als je tijd verdwijnt in mail, offertes, planning en facturen opvolgen. En als je niet zeker weet of dat werk voor een vaste kracht groot genoeg is. Of als je al maanden zoekt en niemand vindt, zoals in Geen administratief medewerker te vinden?.
Allebei kan ook. Stel, je hebt een installatiebedrijf van zeven man. Je nieuwe parttimer plant en belt klanten, en Annabel zet de offertes en facturen klaar. Dat is een hypothetisch voorbeeld, geen klantverhaal. Het laat zien dat het geen of-of hoeft te zijn.
Het werk per soort klus ziet er zo uit:
| Soort werk | Parttimer | Annabel |
|---|---|---|
| Telefoon opnemen, klanten terugbellen | Ja | Nee |
| Klant ontvangen, materiaal ophalen | Ja | Nee |
| Mailvragen beantwoorden | Ja | Ja, als concept of direct (instelbaar) |
| Offertes opstellen | Ja | Ja, als concept |
| Facturen opvolgen per mail | Ja | Ja, herinnering als concept |
| Planning en agenda | Ja | Ja |
| Beoordelen van een lastige klantsituatie | Ja | Nee, dat blijft bij jou |
Wil je weten wat dit voor jouw branche betekent, bekijk dan de pagina's voor installateurs, loodgieters of schilders. Verwar Annabel ook niet met een chatbot, zie AI-medewerker versus ChatGPT. Een chatbot geeft antwoord, Annabel doet het werk.
Welke fouten kun je bij deze keuze beter vermijden?
Een paar valkuilen die je met een beetje voorbereiding omzeilt:
- Alleen naar het uurtarief kijken. Werven, inwerken, vakantie en ziekte zitten er niet in. Reken die mee, of noem ze in elk geval.
- Uren uit je hoofd schatten. Houd een week bij waar je kantoortijd heen gaat. Je schat bijna altijd te laag of te hoog.
- Bellen en kantoorwerk in één functie stoppen. Zoek je iemand die vooral aan de telefoon zit, dan is Annabel niet het antwoord op die vacature. Het kantoorwerk eromheen misschien wel.
- Alles in één keer loslaten. Laat per taak los wat goed gaat, zoals in de tweede week van de proef.
- Geen voorbeelden aanleveren. Ze leert van jouw eigen offertes en mails. Zonder voorbeelden moet ze meer raden en krijg je meer correcties.
- Wachten tot het écht te druk is. Stel, je hebt een administratiekantoor van acht man en de achterstand loopt al weken op. Dan heb je geen ruimte meer om rustig in te werken, terwijl dat de eerste week juist nodig is. Dit is een hypothetisch voorbeeld.
De meeste van deze fouten los je op met één simpele stap: begin klein, met één klus, en kijk wat je terugkrijgt.
Hoe vergelijk je het met je eigen cijfers?
Doe dit in een uur, met papier of een spreadsheet:
- Schrijf de klussen op die je kwijt wilt: mail, offertes, planning, facturen opvolgen.
- Schat per klus hoeveel uur per maand je er nu aan kwijt bent, jij of je team. Noem het een schatting.
- Streep de klussen weg die bellen of fysiek werk zijn. Die blijven mensenwerk.
- Vermenigvuldig de rest met jouw uurtarief. Neem je eigen cijfer, niet het rekenvoorbeeld hierboven.
- Zet dat bedrag naast 599 euro per maand en naast de kosten van een parttimer.
Kom je uit op weinig uren, dan is een parttimer of niets doen goedkoper. Kom je ruim boven de 19 uur uit, dan is Annabel het proberen waard. Zeker omdat je niets vastlegt.
Wil je je werk laten doorlichten? Doe de gratis AI-scan: zeven korte vragen, de uitslag komt per mail, geen creditcard. Je kunt ook direct 14 dagen proberen.