Ja, een AI-medewerker zoals Annabel verwerkt persoonsgegevens. Ze leest je mail, dus ze ziet namen, adressen en soms gevoelige inhoud van klanten. Dat gegeven zit in elke oplossing die met je mailbox werkt, chatbot of niet. Het verschil zit in waar die gegevens staan en wie er verantwoordelijk voor is.
Bij Annabel krijgt elke klant een eigen, afgeschermde omgeving op een server binnen de EU, met een versleutelde schijf. Daarin staan de mail die ze leest, haar werkdossier en haar instellingen. Geen gedeelde database met andere klanten. Voor de koppelingen met je boekhouding, agenda of CRM geef je zelf toestemming, en die trek je ook zelf weer in.
Als ondernemer ben jij de verwerkingsverantwoordelijke. Dat betekent dat je een verwerkersovereenkomst afsluit en je klanten in je privacyverklaring informeert. Die overeenkomst staat kant-en-klaar, dat werk hoef je niet zelf te schrijven.
Welke gegevens ziet een AI-medewerker precies?
Annabel werkt in de pakketten die je al gebruikt: je mailbox, je agenda, je boekhouding of CRM. Om dat werk te doen, moet ze gegevens kunnen lezen. Concreet gaat het om:
- de inhoud van mails die ze leest en beantwoordt, inclusief bijlagen
- namen, e-mailadressen en telefoonnummers van je klanten
- agenda-afspraken en beschikbaarheid
- openstaande facturen die ze ziet in je boekhoudpakket, als je die koppeling aanzet, zodat ze een herinnering per mail kan klaarzetten
- klantdossiers in je CRM, als je die koppeling aanzet
Wat dat betekent, verschilt per koppeling en per bedrijf. Stel, je hebt een schildersbedrijf en koppelt alleen de mailbox: dan leest Annabel offerteaanvragen en zet ze offertes klaar, bijvoorbeeld met foto's van een gevel of kozijn erbij. Stel, je bent loodgieter en zet ook de agenda aan: dan ziet ze het adres en tijdstip van een storingsmelding zodra die binnenkomt. Stel, je hebt een installatiebedrijf en koppelt de boekhouding: dan ziet ze welke factuur opgevolgd moet worden en kan ze daar per mail een herinnering voor klaarzetten. Steeds geldt: ze ziet alleen wat nodig is voor het werk dat je haar geeft.
| Koppeling | Wat ze dan ziet | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Mailbox | Mailinhoud, bijlagen, klantgegevens | Offerteaanvraag met foto's van een klus |
| Agenda | Afspraken, adressen, beschikbaarheid | Tijdstip en adres van een storingsmelding |
| Boekhouding | Openstaande facturen zoals zichtbaar in het pakket | Een openstaande factuur waar per mail een herinnering voor klaarstaat |
| CRM | Klantdossier, contactgeschiedenis | Eerdere afspraken en notities bij een klant |
Zet je Annabel alleen in de mailbox, maar nog niet in je boekhouding, dan komt ze ook niet bij je facturen. Je bepaalt zelf welke koppelingen aanstaan, en dus welke gegevens ze ziet. Meer daarover lees je in de veelgestelde vragen.
Waar staan die gegevens precies?
Elke klant krijgt een eigen, afgeschermde omgeving. Geen gedeelde database waarin klanten door elkaar staan, maar een aparte omgeving per bedrijf, op een server binnen de EU. De schijf van die omgeving is versleuteld. Daarin staan drie dingen: de mail die Annabel leest, haar werkdossier (wat ze weet over jouw bedrijf en klanten) en haar instellingen.
Dat is een bewuste keuze. Plak je klantmail in een los AI-tool of een chatbot in de browser, dan weet je vaak niet waar die tekst precies terechtkomt of hoe lang hij bewaard blijft. Stel, je kopieert als administratiekantoor facturen naar zo'n los tool: dan heb je geen zicht meer op waar die bedragen en klantnamen na het plakken naartoe gaan. Bij een AI-medewerker die voor je werkt, ligt dat vast: één omgeving, één land, één schijf die versleuteld is. Meer over dat verschil lees je in de vergelijking met een chatbot.
Wie is verantwoordelijk: jij of Annabel?
De AVG kent twee rollen. Jij bent de verwerkingsverantwoordelijke: jij bepaalt waarvoor de gegevens van je klanten gebruikt worden. Annabel is de verwerker: zij verwerkt die gegevens in jouw opdracht, volgens jouw instructies, en mag er niets anders mee doen.
| Rol | Wie | Wat het betekent |
|---|---|---|
| Verwerkingsverantwoordelijke | Jij, de ondernemer | Jij bepaalt doel en middelen, jij informeert je klanten |
| Verwerker | Annabel | Verwerkt gegevens namens jou, alleen voor het afgesproken werk |
| Subverwerker | Leveranciers die Annabel inschakelt | Verwerken een deel van het werk, onder dezelfde afspraken |
Die verdeling is niet uniek voor Annabel. Elk boekhoudpakket, elk CRM en elke maildienst die je gebruikt, is in AVG-termen een verwerker. Het verschil is dat een AI-medewerker meer gegevens ziet dan een los pakket, omdat ze juist tussen je mail, agenda en boekhouding in werkt. Stel dat je dit voor het eerst regelt: het is een makkelijke misvatting om te denken dat de verantwoordelijkheid voor klantgegevens overgaat zodra Annabel het werk overneemt. Dat is niet zo: jij blijft aanspreekpunt voor je eigen klanten, ook als Annabel de mail beantwoordt. Daarom is het extra belangrijk dat die afspraken kloppen.
Wat moet je zelf regelen voor de AVG?
Als ondernemer regel je dit zelf, in vier stappen. Reken op een middag, niet op weken:
- Sluit de verwerkersovereenkomst af. Die staat kant-en-klaar op /juridisch/verwerkersovereenkomst.html. Je hoeft hem niet zelf te schrijven, alleen te ondertekenen. Dit kost je een paar minuten.
- Vermeld Annabel in je privacyverklaring. Je klanten hebben recht om te weten dat een deel van je mailverkeer en administratie door een AI-medewerker wordt verwerkt. Eén zin is genoeg, aansluitend op ons privacybeleid.
- Beoordeel welke koppelingen je echt nodig hebt. Hoe minder pakketten je koppelt, hoe minder gegevens er verwerkt worden. Begin bijvoorbeeld met alleen de mailbox en breid later uit naar agenda of boekhouding, zodra je ziet hoe het werkt.
- Bekijk de lijst met subverwerkers. Die staat op /juridisch/subverwerkers.html. Zo weet je precies wie er nog meer bij betrokken is.
Stel, je hebt een administratiekantoor met acht medewerkers. Een aanpak die daarbij past: eerst alleen de mailbox koppelen en een paar weken meekijken hoe Annabel klantmail beantwoordt, daarna pas de agenda erbij, en pas daarna de koppeling met de boekhouding, nadat de verwerkersovereenkomst is ondertekend en de privacyverklaring is bijgewerkt. Zo weet je op elk moment precies welke gegevens waar terechtkomen.
Dit is geen extra last bovenop wat je al deed. Je had deze afspraken ook nodig met je huidige boekhoudpakket of CRM. Het enige verschil is dat je nu ook Annabel toevoegt aan die lijst. Kijk voor meer achtergrond ook eens in de gids over administratie uitbesteden.
Veelgemaakte fouten bij een AI-medewerker en de AVG
Bij AVG en een AI-medewerker komen vaak dezelfde valkuilen voor. Vijf om op te letten:
- Alles in één keer koppelen. Meteen mailbox, agenda, boekhouding en CRM tegelijk aanzetten voelt efficiënt, maar je verwerkt dan direct het maximale aan gegevens. Bouw liever stap voor stap op, zoals in het voorbeeld hierboven.
- De privacyverklaring vergeten bij te werken. De verwerkersovereenkomst tekenen is één ding, je klanten informeren is een aparte stap die er vaak bij inschiet.
- De subverwerkerslijst nooit bekijken. De lijst op /juridisch/subverwerkers.html staat er niet voor niets. Weet wie er in de keten zit, zeker als een klant er zelf naar vraagt.
- Niet weten wat er met gegevens gebeurt na opzegging. Die afspraken staan in de verwerkersovereenkomst. Lees dat na voordat je opzegt, niet pas erna, zodat je weet waar je aan toe bent.
- Gevoelige gegevens zonder nadenken laten meelopen. Een BSN of medische notitie die per ongeluk in een mail staat, wordt net zo goed verwerkt als de rest van die mail. Wees daar extra bewust van in branches waar dat soort gegevens vaker voorkomen.
Geen van deze fouten is onherstelbaar, maar ze kosten tijd om achteraf recht te zetten. Neem de vier stappen hierboven serieus vanaf dag één, dan voorkom je dit.
Wie zijn de subverwerkers en waarom staan die er?
Annabel doet niet alles zelf. Voor het lezen en opstellen van tekst schakelt ze leveranciers in, als onderaannemer zou je kunnen zeggen. Dat noemt de AVG een subverwerker.
De volledige lijst, met naam en locatie van elke subverwerker, staat op /juridisch/subverwerkers.html. Dat is geen kleine letter onderaan een contract die je nooit leest, het is een openbare pagina die je kunt controleren, ook als je het aan je eigen klanten moet uitleggen.
Zie het als een keten: jij geeft opdracht aan Annabel, Annabel schakelt voor specifieke taken leveranciers in, en elke schakel in die keten ligt vast in een overeenkomst. Niemand in die keten gebruikt jouw gegevens voor iets anders dan het werk dat je hebt gevraagd.
Wat gebeurt er met je gegevens als je stopt?
Je zit nergens aan vast. Annabel is maandelijks opzegbaar, geen jaarcontract. Bevalt de eerste betaalde maand niet, dan krijg je die maand terug.
Wat er met je gegevens gebeurt als je opzegt, staat beschreven in de verwerkersovereenkomst die je bij de start ondertekent. Twijfel je daarover, vraag dat gerust na voordat je opzegt, dan weet je precies waar je aan toe bent.
Twijfel je nog en wil je eerst zien hoe dit in jouw situatie werkt: doe de gratis AI-scan van zeven korte vragen, of start met veertien dagen gratis proberen.